|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Laatste wijziging | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Inhoud
Algemeen
Voordelen
De PayZo-app is ontwikkeld met als uitgangspunt dat je niet meer dan je toestel nodig hebt om te kunnen factureren. Het is daarom ook niet nodig jouw gegevens op een ander systeem op te slaan. Met de eenvoudige opzet is een simpele en snelle bediening mogelijk. Toeters en bellen kunnen achterwege blijven. Welke voordelen heb je nog meer nodig? De PayZo-factuur is een PDF-document. Deze wordt als bijlage van een eenvoudige e-mail verzonden. Voor de digitale verwerking van de factuur kan gebruik worden gemaakt van een e-factuur als bijlage. Voor de online betaling kan een betaalkoppeling worden toegevoegd aan de e-mail. Hiervoor heb je een gratis account bij Mollie nodig.
Contact
Versies Je kunt op elk moment jouw gratis versie omzetten in een geregistreerde versie (tegen betaling van een eenmalig bedrag). Een geregistreerde versie kun je niet meer omzetten in een gratis versie.
* registreer je app per e-mail naar info@phdsoftware.nl.
Handleiding Een belangrijk begrip in de handleiding is het gebruik van een sjabloon. Een sjabloon legt de opmaak van je factuur vast. Het bevat de vaste gegevens (jouw bedrijfsgegevens) die voor elke factuur gelijk zijn. Bij het aanmaken van een nieuwe factuur worden je variabele factuurgegevens (jouw klant en productgegevens) hierop ingevuld. Het invullen van de vaste en variabele gegevens is afhankelijk van de lay-out van je sjabloon. Een sjabloon wordt ingesteld door een bepaalde sjabloonnaam in je instellingen in te vullen. Daarna dien je via het Sjabloon-menu de sjabloon te downloaden. Je kunt dit allemaal nalezen in de handleiding. De volgende sjabloonnamen zijn beschikbaar:
Voor geregistreerde gebruikers kan tegen een geringe vergoeding een eigen sjabloonnaam worden geleverd. Voor ongeregistreerde gebruikers zijn op dit moment model1, model2, model3 en model4 beschikbaar.
Videos
Veelgestelde vragen (FAQ)
Kan ik meerdere toestellen gebruiken om facturen aan te maken? Ja, met de gratis of geregistreerde versie kun je werken vanaf verschillende toestellen. De factuuradministratie wordt echter niet met elkaar gedeeld. Het advies is wel jouw factuurnummers verschillend samen te stellen of een verschillende nummering te gebruiken. Kan ik met een eigen sjabloon werken? Ja, door een e-mail verzoek naar PhD Software te sturen (met als bijlage een PDF-versie van jouw briefpapier) kan PhD Software een eigen sjabloon voor jou maken. Hiervoor vraagt PhD Software wel een geringe vergoeding. Jouw sjabloon stelt PhD Software ook via de app beschikbaar. Je kunt daarbij kiezen uit een van de beschikbare lettertypen van de PayZo-app. Bij een eigen ontwikkeling van een sjabloon is het handig om de instelling 'Ontwikkelmode' te activeren. De factuurgegevens worden dan in kleur ingevuld in de factuur. De kleur blauw bij het maken van de sjabloon en rood bij het maken van de factuur. Facturen gemaakt in deze ontwikkelmode kunnen echter niet worden verzonden door de PayZo-app. Wat is de ideale volgorde van de verschillende schermen? De app start direct met het Factuur-scherm om je factuur gegevens in te vullen (bestaande uit jouw klant en product gegevens). De overige functies worden minder vaak gebruikt en kies je vanuit het Factuur-scherm door het logo aan te tikken. Dit zijn de drie ondersteunende menu's: het Facturen-menu t.b.v. (her)zenden van facturen, het Overzicht-menu t.b.v. het opvragen van een administratief overzicht (per maand) en het Sjabloon-menu t.b.v. het maken van de sjabloon. Volg ook de aangegeven stappen in onderstaande "storyboard". Bekijk voor een impressie van de basiswerking deze instructie-video.
Hoeveel eigen klanten en producten kan ik bewaren? Met de app kun je max. 100 klanten en 30 producten bewaren en hergebruiken. Deze gegevens worden niet gedeeld met een andere toestel door jou in gebruik. De klantgegevens en productgegevens worden automatisch toegevoegd op basis van hun unieke klantnaam en productnaam. Als het maximum bereikt wordt, worden automatisch ook de oudste verzamelde klanten en/of producten uit jouw bestand verwijderd bij het verlaten van de app.
Kan ik een factuur ook afdrukken i.p.v. e-mailen?
De PayZo-app biedt ook de mogelijkheid om de factuur met jouw toestel af te drukken in plaats van te e-mailen.
Op deze manier kun je jouw klanten die niet over een e-mail adres beschikken (of deze toch liever op papier krijgen!) ook met PayZo factureren.
Voor de administratie van je facturen door PayZo maakt het geen verschil of je deze e-mailt of afdrukt.
Waarom heeft de app schrijf rechten op mijn toestel nodig? De app heeft naast toestemming voor een internet verbinding (t.w. volledige netwerktoegang voor het downloaden sjabloon) ook toestemming nodig om haar gegevens te kunnen bewaren op jouw toestel. Vanaf Android Marshmallow (6.0) dien je deze machtiging zelf na de installatie in te stellen (binnen de app). Door de PayZo-app worden diverse bestanden gebruikt en als 'external storage' bewaard op jouw toestel. Dat betekent dat deze bestanden toegankelijk zijn voor jou. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen bestanden die de app laten werken (klant-, product- en factuurgegevens) en bestanden die de app produceert (sjabloon, facturen en rapporten). De 1e categorie bestanden worden bewaard in de private data map van jouw app (/Android/data/com.phdsoftware.payzo/files). De 2e categorie bestanden worden bewaard in de public data map op jouw toestel (/Payzo), meestal bevindt deze map zich op jouw SD-card. Bij het verwijderen van de PayZo-app op jouw toestel worden alleen bestanden binnen de 1e categorie verwijderd, met andere woorden je sjabloon-, factuur- en rapport- bestanden blijven bewaard.
Welke Android-versies ondersteunt de app?
De PayZo-app is op dit moment nog bruikbaar met Android Ice Cream Sandwich (4.0) mits aan de voorwaarde voldaan wordt dat het toestel beschikt over een SD-kaart, fysiek of geëmulueerd.
Dit geldt ook voor de Jelly Bean (4.1/4.3) Android toestellen.
Vanaf Android KitKat (4.4) geldt deze beperking niet meer, omdat vanaf deze versie standaard een geëmuleerde opslagruimte beschikbaar is.
Een overzicht:
Worden mijn gegevens door de app veilig gesteld (backup)? De bestanden met app-gegevens worden veilig gesteld met de standaard backup van Google. Jouw app-gegevens worden automatisch gekopieerd naar Google Drive zonder opslagkosten. Jouw klant-, product- en factuur-gegevens kunnen dan automatisch worden hersteld als je een nieuwe smartphone gaat gebruiken (en de app opnieuw installeert). De sjabloon, factuur- en rapport-bestanden op jouw toestel worden niet veilig gesteld. Je kunt echter wel jouw verzonden facturen 'backuppen' door standaard een bcc-kopie naar je eigen mailbox in te stellen. Nog beter is gebruik te maken van een app waarmee je de folder met facturen op jouw toestel synchroniseert in Google Drive. Installeer bijv. de Autosync for Google Drive en laat de map 'PayZo/Sent' synchroniseren met een map in jouw Google Drive omgeving (kies 'alleen uploaden' en als filter '*.pdf'). Wat is het maximale aantal facturen dat ik kan bewaren? Het aantal facturen bedraagt max. 400. Dit aantal wordt gecontroleerd bij het starten van de app, naast ook de (instelbare) maximale schijfruimte van 100 MB voor alle factuur-bestanden. Verwijder bij overschrijding een of meerdere factuur-bestanden met de Verwijder-functie in het Facturen-menu. Dit gebeurt niet automatisch. Hoe controleert de app het ingevulde KvK-nummer? De app maakt daarbij gebruik van de informatie van het OpenKvk systeem, een particulier systeem, waarbij geen 100% actualiteit kan worden gegarandeerd. In de dagelijkse praktijk is dit echter prima bruikbaar. Een KvK-nummer is altijd 8 cijfers lang. Als het nummer geldig is (en de adresgegevens verschillen met de reeds ingevulde gegevens), kun je deze gegevens direct overnemen. Als de gegevens overeenkomen met de gegevens in het scherm, wordt alleen een melding getoond. Als het een geldig nummer betreft, wordt deze in het groen getoond, anders in het rood (zie deze instructie-video). Je dient altijd zelf te verifiëren of de getoonde gegevens in de melding van toepassing zijn voor jouw klant. Let op, je aantal opvragingen per maand is beperkt! Hoe controleert de app het ingevulde BTW-nummer? De app maakt daarbij gebruik van de informatie van het VAT Information Exchange System (VIES) van de Europese Unie. Klik hier voor meer informatie. In dit systeem worden voor alle EU-lidstaten de BTW-nummers geadministeerd. Let daarbij op de regels van het betreffende land, voor Nederlandse BTW-nummers geldt dat deze bestaan uit de landcode 'NL' + 9 cijferige nummer (met eventuele voorloopnullen) + achtervoegsel 'B01' t/m 'B99'. Je kunt in de app ook alleen het nummer invullen, dan voegt de app automatisch NL en B01 toe. Als het nummer geldig is, wordt deze in het groen getoond, anders in het rood (zie deze instructie-video). Je dient altijd zelf te verifiëren of de getoonde gegevens in de melding van toepassing zijn voor jouw klant. Is het gebruik van de app wel veilig? De app levert natuurlijk het risico dat anderen uit jouw naam facturen kunnen verzenden. Deze zgn. spookfacturen bestaan ook in de fysieke wereld, maar kunnen dus helaas ook bestaan in de digitale wereld. Het controleren van de factuur door de ontvanger blijft daarom ook belangrijk bij digitale facturen. Het gebruik van een eigen sjabloon is daarom wel aan te bevelen (vergelijkbaar met eigen briefpapier). Als je gebruik maakt van de betaalmogelijkheid (via Mollie) kan de ontvanger altijd online controleren dat de betaling plaats zal vinden aan jouw bedrijf (via deze zoekfunctie van Mollie). In geval van een e-factuur kun je optioneel deze van een digitale handtekening voorzien (raadpleeg verder de handleiding). Daarmee kan de ontvanger in ieder geval controleren dat de factuurinhoud niet gewijzigd is tijdens de verzending. Het spreekt vanzelf dat je jouw toestel goed dient te beveiligen tegen ongewenst gebruik. Als je de toegang tot de app extra wilt beveiligen, kun je het best gebruik maken een van vele beschikbare applock-apps. Kan ik ook met e-mail veilig facturen versturen? Het veilig verzenden via de e-mail is niet zonder risico. Daarom wordt voor het verzenden van financiële informatie liever gebruik gemaakt van digitale alternatieven. Voor het verzenden van facturen wordt bijvoorbeeld in Europa gebruik gemaakt van het PEPPOL-netwerk. Door hiervan gebruik te maken is manipulatie van de factuurinhoud onmogelijk en bestaat over de identiteit van de verzender geen twijfel. Verzenders dienen zich echter te registreren bij een provider voor gebruik van dit netwerk. Voor verzenders die relatief weinig facturen verzenden maken de gevraagde kosten en de moeite het gebruik van dit netwerk onaantrekkelijk. Een verzending via de e-mail heeft in dit geval duidelijk voordelen. Daarvoor biedt de PayZo-app de mogelijkheid om naast de PDF-factuur ook een datafactuur met een digitale handtekening mee te zenden. Deze digitale handtekening biedt de zekerheid dat de factuurgegevens in de datafactuur niet gewijzigd zijn tijdens de e-mail verzending. PhD Software heeft daartoe voor demo-doeleinden de PayZieZo-app ontwikkeld, waarmee je de digitale handtekening kunt controleren van een ontvangen datafactuur. Neem met PhD Software contact op, als je hierover nadere informatie wenst. Wat voor support kan ik van PhD Software krijgen? Bij vragen en problemen kun je altijd een e-mail naar info@phdsoftware.nl met jouw vraag of probleem sturen. Beschrijf je vraag zo duidelijk mogelijk (geef daarbij ook aan of je gebruik maakt van de geregistreerde app). Als je een eigen sjabloon en configuratie bestand gebruikt, e-mail dan de vraag met deze bestanden als bijlagen. PhD Software streeft er naar binnen 2 dagen jou per e-mail van een duidelijk antwoord te voorzien. Waarom is er een instelling 'Gebruik euro tekens'? Het euro symbool is soms niet aanwezig in een lettertype-set. Daarom worden standaard de totaalbedragen op de factuur vooraf gegaan door de tekst 'Euro'. Met de instelling 'Gebruik euro tekens' worden alle bedragen in de factuur voorafgegaan door het euro symbool. Het euro symbool is inmiddels in de meeste door PayZo gebruikte lettertype-sets beschikbaar.
Hoe kan ik snel zien welke instellingen de app gebruik?
Rechtsboven in elk scherm staat achter de versiecode van de app een aantal tekens die een aantal belangrijke instellingen aangeven:
Hoe pas ik een eigen logo toe in mijn sjabloon? Je kunt ook een eigen logo in jouw sjabloon door de app laten invullen. Je dient daarvoor jouw logo als png-bestand (te hernoemen als 'logo.png') in de map van jouw toestel te plaatsen waar PayZo ook het gedownloade sjabloon-bestand bewaard (de map 'template' binnen de PayZo-map in public data map). Het grafische bestand wordt door de app zodanig in afmetingen geschaald dat deze in de beschikbare hoogte voor het logo van de standaard sjabloon-modellen past (model 1 t/m 4). Jouw logo wordt geplaatst op de plaats van het standaard logo van PayZo. Verder dien je de instelling "Gebruik eigen logo" natuurlijk te activeren. Wat is een selfbilling-factuur of "PayZo-tje"? Met een selfbilling factuur of “PayZo-tje” stel je jouw eigen particuliere leveranciers eenvoudig in staat aan jou te factureren. Je betaalt deze factuur als afnemer dan zelf voor een geleverde dienst door bijv. een familielid, relatie, collega die zelf deze mogelijkheid niet heeft (en ook niet BTW-plichtig is). Hierdoor kunnen jouw particuliere leveranciers een gemakkelijke en snelle betaling ('pay') van jou als zelfstandige ondernemer ('zo') verwachten, vandaar dat PhD Software haar selfbilling-factuur graag een "PayZo-tje" noemt! Wat voor factuurnummerschema kan ik toepassen? Een factuurnummer bestaat uit een voorvoegsel, gevolgd door een tussenvoegsel en vervolgens een oplopend factuurnummer. Een voorvoegsel en tussenvoegsel zijn optioneel, deze kun je dus leeg laten in jouw Factuurnr-instellingen. Als voorvoegsel kun je een willekeurige combinatie van max. 5 tekens en cijfers invoeren. Als tussenvoegsel kun je een willekeurige combinatie van de codes y, m, d, w en h gebruiken (max. 3) om een variabel nummer afhankelijk van de datum in jouw factuurnummer op te nemen. Je kunt als tussenvoegsel elke combinatie van jaarnummer (y), maandnummer (m), dagnummer (d), weeknummer (w) en uurnummer (h) gebruiken. Een voorbeeld, als voorvoegsel heb je ‘FNR’ ingevuld, als tussenvoegsel ‘ymd’ en het volgende factuurnummer wordt 1065. Dan wordt jouw nieuwe factuurnummer ‘FNR-202004081065’ als je de factuur aanmaakt op 8 april 2020. N.B. Je kunt het standaard nummerschema aanpassen aan jouw eigen voorkeur (door de “Eigen factuurnr”-instelling te activeren). Dit wordt echter niet aanbevolen, je dient je altijd te verzekeren dat het factuurnummer uniek is, en niet eerder gebruikt is (dit is een verplichting, die de belastingdienst jou stelt). Links
Schermvoorbeelden
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
